Tone of voice: Sådan finder du din virksomheds stemme

“Det handler ikke om, hvad du siger, men hvordan du siger det.”

Har du hørt den sætning før? 

Eller måske endda sagt det til din kæreste, da han/hun lidt for surt spurgte, hvorfor du igen ikke havde tømt opvaskemaskinen, selvom det var din tur?

Så er du allerede godt på vej til at forstå det, vi skal snakke om i dag: Tone of voice. 

Så lad os starte fra begyndelsen og få defineret, hvad en tone of voice egentlig er.. 

Hvad er tone of voice?

Tone of voice er den måde, I siger tingene på. Det er med andre ord virksomhedens stemme, tone og brand kogt ned til én samlet og letforståelig manual, som sikrer, at jeres kommunikation er strømlinet på tværs af platforme – uanset hvilken medarbejder i virksomheden, der udtrykker sig. 

Med en veldefineret tone of voice kan I opbygge et troværdigt brand, som vækker tillid hos kunderne, og som samtidig differentierer jer fra konkurrenterne. 

Hvorfor skal vi have en tone of voice?

Der findes mange fordele ved at have en klar tone of voice. En tone of voice er f.eks. med til at: 

  • give personlighed og stemme til virksomheden
  • skabe genkendelighed og troværdighed
  • sikre strømlinet kommunikation på tværs af platforme
  • adskille jer fra konkurrenterne 
  • sikre, at I bliver husket hos potentielle kunder
  • tiltrække de rette kunder – og skræmme dem væk, I ikke passer sammen med.

Hvem skal bruge vores tone of voice?

Når en tone of voice skal tages i brug, er det naturligvis bedst, hvis den bruges af alle i virksomheden. På den måde undgår I misforståelser om sprogbrug. 

Men hvis I er en virksomhed med mange medarbejdere, kan det måske virke som et stort arbejde at skulle sætte alle medarbejdere ind i jeres tone of voice. Hvis det er tilfældet, er det ikke strengt nødvendigt, at alle bliver oplært i at bruge den. Det vigtigste er, at dem, der har med kunder at gøre, og dem, der skriver, redigerer og godkender content, bruger jeres tone of voice aktivt. 

Derudover er det naturligvis en god idé, hvis ledelsen kender til og har godkendt jeres tone of voice. På den måde er det nemmere at nå til enighed i forskellige projekter, fordi I allerede har en fastlagt skabelon for, hvordan jeres stemme lyder. 

Hvordan bruger vi en tone of voice i praksis?

Vi kan have mange gode intentioner, når vi laver en tone of voice, men hvis vi ikke er realistiske med implementeringen af den i virksomheden, er det højst sandsynligt, at den ender nederst i en skrivebordsskuffe – og bliver liggende der. 

Det er vigtigt at træne jeres skribenter i at benytte jeres tone of voice aktivt. Alle mennesker taler forskelligt, og det kommer også til udtryk i det skrevne sprog. Derfor er det essentielt, at alle, der skriver, har adgang til jeres tone of voice og bruger den aktivt, når der skal skrives tekster. 

Præsenter jeres tone of voice som et opslagsværk i virksomheden – det er her, jeres medarbejdere kan slå tingene op, hvis de bliver i tvivl. 

Og selvom de ikke er i tvivl, er det måske en god idé lige at skimme den inden hver tekstproduktion, så I sikrer jer, at jeres tone of voice overholdes. 

Jeg lover dig, at den til sidst sidder på rygraden. 

Hvordan laver vi en tone of voice?

Har jeg efterhånden overbevist dig om, at en tone of voice er en god idé?

Godt så. 

Så lad os kigge på, hvordan I skaber sådan en. 

Der findes ikke én bestemt opskrift på, hvordan man laver den perfekte tone of voice. Alle virksomheder er forskellige og har forskellige fokuspunkter. 

Det vigtigste tip, jeg vil give, er at skrive jeres tone of voice i jeres tone of voice – altså med det sprog og den ordlyd, I gerne vil have, at alle tekster skal skrives i. 

Jeres tone of voice er det bedste eksempel på netop jeres tone of voice. 

Derudover har jeg herunder samlet en række punkter, som I kan tage udgangspunkt i.

Definer målgruppen som det første

Når du skal arbejde med jeres tone of voice, har du sikkert en masse, som du gerne vil sige om jeres virksomhed – men faktisk vil jeg anbefale dig at vende den om og i stedet have målgruppen for øje som det første. 

Det er nemlig ekstremt vigtigt, at jeres tone of voice passer til dem, I rent faktisk vil henvende jer til. 

Du kan derfor med fordel besvare disse spørgsmål: 

  • Hvem er vores målgruppe?
  • Hvordan taler vores målgruppe? 
  • Hvordan vil de gerne tales til? 
  • Hvad responderer de på?

Når du har defineret jeres målgruppe og ved, hvad de vil have, bliver det meget lettere at ramme den rigtige tone. 

Find virksomhedens tone og stemme

Med målgruppen på plads er vi klar til at tage udgangspunkt i, hvem jeres virksomhed er. Det er nu, du finder stemmen og tonen i jeres virksomhed. 

Det vigtige er her, at I viser, hvem I er, så I fremstår troværdige – og konsekvente – på tværs af alle kommunikationskanaler. 

Find din stemme ved at besvare spørgsmål som: 

  • Hvem er vi?
  • Hvorfor skal man vælge os? 
  • Hvem er vores største konkurrenter? 
  • Hvordan adskiller vi os fra dem? 
  • Hvilken forskel gør vi i branchen?

Tip: Det kan være en god idé at finde tre-fem overordnede nøgleord, som repræsenterer din virksomheds stemme. Er I f.eks. ordentlige, professionelle, humoristiske, afslappede eller seriøse? 

Det er her, du virkelig kan forme din virksomheds personlighed og samtidig differentiere dig fra dine konkurrenter.

Forskellige platforme og kontekster

En af de indvendinger, jeg oftest hører imod en tone of voice, er, at det ikke er realistisk, fordi man ikke taler (og skriver) ens i alle kontekster. 

Og der er vi helt enige. Det er slet ikke pointen med en tone of voice. 

Selvfølgelig er sprogbrug afhængig af kontekst – vi taler nok ikke på samme måde hjemme ved svigermor, som vi gør, når vi drikker bajer med vennerne. Men vores holdninger, værdier og personlighed er (forhåbentlig) den samme. 

Forskellige platforme kan bruges til forskellige ting – og det er der selvfølgelig plads til i din tone of voice. 

Derfor er det en god idé at komme med konkrete eksempler, der viser, hvordan I vil dele en tekst om samme emne på forskellige platforme som f.eks. Facebook, Linkedin, Instagram, Twitter, email, website osv. 

På den måde er der altid noget at tage udgangspunkt i, hvis en skribent skal skrive en tekst om samme emne til både LinkedIn og e-mail. 

Sprogbrug

Ovenfor har vi fundet ud af, hvem vi er, og hvem vi skriver til – nu går vi et spadestik dybere og finder ud af, hvordan vi bruger sproget. 

Og det er her, du kan blive virkelig konkret. 

Du kan f.eks. overveje, om I bruger: 

  • engelske ord eller holder jer til dansk
  • teknisk/branchespecifikt eller letforståeligt sprog
  • slang eller traditionelt sprog
  • humoristisk eller neutralt sprog. 

Det er også her, du kan skrive de mere overordnede retningslinjer for sprogbrug, f.eks. at I så vidt muligt skriver aktivt frem for passivt. 

Ovenstående sætning kan måske virke lidt fluffy og abstrakt, hvis man ikke er sprognørd. Og hvis der er noget, en tone of voice ikke må være, er det uhåndgribelig. Det vigtigste i en tone of voice, som andre skal have noget ud af, er, at den rent faktisk er til at bruge i praksis. 

Kom derfor gerne med konkrete eksempler, som viser en sætning skrevet på to forskellige måder – én, som vi bruger og én, som vi ikke bruger. Det kan f.eks. se således ud:

Vores sætninger er aktive, ikke passive.

Do: Vi varetager din SEO effektivt og professionelt.

Don’t: Din SEO bliver varetaget effektivt og professionelt af os.

Ordvalg

Det kan virke som en uoverskuelig opgave at konkretisere sit ordvalg, fordi vi naturligvis ikke kan gennemgå alle ord i en tone of voice.

Men vi kan gennemgå de vigtigste eller dem, der er tvivl om. 

I jeres tone of voice kan du f.eks. komme ind på, hvordan I omtaler det, jeres virksomhed tilbyder. Er det produkter, services eller noget tredje? 

Kom også gerne helt konkret ned i måden, I skriver forskellige ord på. Skriver I f.eks., at I arbejder med marketing eller markedsføring – eller er begge ord okay for jer? Det kan de sagtens være, men det er en god idé at gøre sig nogle tanker om det. 

Skrivemåde

Jeg er godt klar over, at vi på nuværende tidspunkt bevæger os i et område, som mange i virksomheden vil omtale som flueknepperi. 

Og ja, jeg indrømmer da også gerne, at det ikke er alle, der opdager, hvis ‘marketingbureau’ både står i et og to ord rundt omkring på vores hjemmeside. 

Men for dem, der gør, betyder det noget. 

Derfor er det en god idé at definere en skrivemåde ift. specifikke ord. Kom gerne med konkrete eksempler på de ord, du har opdaget, I i virksomheden ofte skriver forskelligt. 

I vores tilfælde har vi f.eks. overvejet, om vi skriver paid social med stort eller småt, og hvorvidt vi laver bindestreg i ord, hvor SEO er efterfulgt at et andet ord, f.eks. SEO-strategi. 

Og så har vi en tone of voice – men hvad så nu?

Lad os spole en måned frem i tiden. Du sidder med din færdige tone of voice i hånden, medarbejderne er oplært i den, og alt synes fryd og gammen. 

Eller hvad?

Som med så mange andre ting, går der hurtigt hverdag i den. Det kender vi kun alt for godt. Det kræver derfor en aktiv indsats at holde sig til sin tone of voice. 

Gør det til en vane at bruge den aktivt. Kommer der nye medarbejdere, skal den frem. Skal en medarbejder skrive et blogindlæg for første gang, skal den frem. Har I besluttet jer for, at nu vil I også være aktive på TikTok, skal den frem. 

Husk, at sproget ikke er statisk – det er jeres tone of voice heller ikke. Tag den op til revurdering sommetider og se, om den stadig repræsenterer jeres virksomhed, som I ønsker det. 

Og hvis ikke, så ved du nu, hvor der er hjælp at hente.

 


Fandt du artiklen interessant?

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få flere digital marketing-tips i din indbakke

Skjoldby & Co © 2013-2020 - Vi connecter vores kunder med nye kunder gennem digital marketing
Salgs- og leveringsbetingelser - Cookie- og privatlivspolitik - Cookie samtykke